I nuovi obblighi assicurativi per i volontari
Il Decreto Ministeriale 06/10/2021, emanato dal Ministero dello Sviluppo economico di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali disciplina gli obblighi assicurativi nei confronti dei volontari degli Enti del Terzo Settore (ETS), dando attuazione a quanto stabilito dal Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017).
Il Codice del Terzo settore stabilisce che tutti gli ETS (e quindi non solo le Organizzazioni di Volontariato, come previsto in precedenza) debbano assicurare i propri volontari:
• per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività di volontariato;
• contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato.
Il Decreto Ministeriale 06/10/2021 prevede inoltre che tale obbligo assicurativo riguardi sia i volontari non occasionali che quelli occasionali.
A livello normativo tuttavia non viene data una definizione di occasionalità; è quindi lasciato ai singoli ETS il compito di definire tale nozione.
Resta valida l’indicazione per cui i volontari non occasionali debbano essere inseriti in un apposito registro tenuto dall’ETS.
Rispetto ai volontari occasionali invece l’ETS dovrà raccogliere e conservare i dati di ognuno o provvedere, se lo riterrà necessario, ad inserirli in un'apposita sezione separata del registro dei volontari.
Prima di essere utilizzato, il registro dei volontari deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio, segretario comunale o altro pubblico ufficiale preposto a tali adempimenti, che dichiari nell'ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.
Il Decreto Ministeriale 06/10/2021 prevede la possibilità di utilizzare, in alternativa al registro cartaceo di cui sopra, un registro elettronico. In questo caso però l’ETS deve essere in grado di garantire l'inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.
Dal punto di vista normativo, l’inalterabilità si garantisce tramite l'apposizione periodica (almeno una volta all’anno) della marcatura temporale attraverso la firma digitale del legale rappresentante dell’ETS o di altra persona dotata di potere di firma. In questo caso gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalla normativa si considerano assolti.
Indipendentemente da come sia tenuto il registro (modalità cartacea o non cartacea), al suo interno l’ETS deve indicare i seguenti dati per ciascun volontario:
• il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
• la residenza o, in alternativa, il domicilio (se non coincidente);
• la data di inizio e quella di cessazione dell'attività di volontariato presso l'organizzazione (che corrisponde di fatto alla data di iscrizione e cancellazione nel registro).
Il registro funzionerà un po’ come un diario delle entrate e delle uscite. Quindi, i volontari che aderiscono all’ETS in data successiva a quella in cui è stato istituito il registro devono essere iscritti in quest’ultimo nello stesso giorno in cui sono ammessi a far parte dell’organizzazione. Allo stesso modo, devono poi essere indicati i nominativi dei soggetti che per qualunque causa cessino di far parte dell’ETS. Anche in questo caso l’annotazione nel registro va effettuata lo stesso giorno in cui la cessazione si verifica.
Ecco due esempi di come si può compilare il registro in entrata:
Il giorno X del mese X dell’anno X si iscrivono all’ETS X i seguenti soggetti: 1) (COGNOME E NOME), nato a X, il X, c.f. X, residente in X, via X, n° X.
e in uscita:
Il giorno X del mese X dell’anno X cessano l’attività di volontariato in favore dell’ETS X i seguenti soggetti: 1) (COGNOME E NOME), nato a X, il X, c.f. X, residente in X, via X, n° X.
Le coperture assicurative decorrono dalle ore 24.00 del giorno di iscrizione del nuovo volontario nel registro dei volontari; mentre perdono efficacia dalle ore 24.00 del giorno di annotazione della cancellazione del volontario dal registro.
La polizza “Tutela Multirischi per il Volontariato” distribuita da CAES prevede che le persone assicurate siano quelle iscritte nell’apposito registro (o di cui abbiate documentazione comprovante, se trattasi di volontari occasionali). Non prevede pertanto che ci comunichiate in tempo reale le entrate e le uscite di nuovi volontari all’interno del vostro ETS; questo per una vostra maggior semplicità operativa. Resta però scontato che il registro deve essere tenuto correttamente: in caso di eventuale sinistro infatti, è possibile che la Compagnia richieda di visionarlo e di conoscere la data certa di inserimento dei volontari all'interno del registro. La nostra polizza inoltre è numerica e non nominativa; di conseguenza, alla fine del periodo assicurativo annuale ci dovrete comunicare, ai fini della regolazione del premio, il solo numero dei volontari effettivamente attivi nell’anno appena trascorso, e non i loro dati personali.